Origin of Cohelion: The action of process of multiple independent parts to become aligned around a central theme. Used in Astronomy and in Information Theory

Data slimmer gebundeld

Alle data op orde krijgen en zo de klanten beter bedienen. Het was een missie waar Van Vliet Containers vijf jaar geleden aan begon. Met behulp van Cohelion, dat zorgde voor alle data-integratie, is dat nu gelukt en kunnen klanten beter bediend worden en weet het bedrijf beter waar alle logistieke ladingdragers zijn.

Een softwarepakket voor emballagebeheer, een softwarepakket voor het transport, een financieel pakket en één voor de personeelsplanning… Ontzettend handig, maar al die programma’s hebben hun eigen werking en manier van rapporteren. Om goed inzicht te krijgen in die gecombineerde data en daarop te handelen, is dan ook best een uitdaging.

Dit artikel is geschreven in door Job Halkes van Evofenedex.

Roer om

Zo ook bij Van Vliet Containers, een onderneming die zich bezighoudt met het produceren, verkopen, verhuren, servicen en managen van logistieke ladingdragers zoals karren, trolleys en containers. “Alles waarop goederen worden vervoerd hebben wij”, legt managing director Bob IJpelaar uit. Een jaartje of vijf geleden besloot het bedrijf om een enorme digitaliseringsslag te gaan maken. “We verhuren jaarlijks vijf miljoen logistieke items en handelen er jaarlijks 17 miljoen af. Ook doen wij de pooling voor onze klanten. Dat spelletje beheersen wij goed en dankzij onze data hebben we het nog beter onder controle.”

Het inzicht om verder te digitaliseren ontstond thuis aan de eettafel. “Als je de kinderen aan tafel wilt krijgen, moet je eigenlijk de wifi eruit trekken. Ze komen naar beneden met de telefoon in de hand. Pap, ik moet nog even wat bestellen’. Toen dacht ik, maar dit zijn onze klanten van de toekomst. Zij kijken totaal anders naar de wereld dan onze generatie. Als je een rol van betekenis wilt blijven spelen moet je daarin meegaan. Dat is een bedreiging voor ketens en de logistiek, maar ook een heel grote kans. Ga op zoek gaan naar partners die je kunnen helpen bij die digitalisering.”

Toen IJpelaar in die tijd hoorde dat een grote retailer bezig was met een digitaliseringsproject pakte hij direct de telefoon. “Maar ik kreeg de projectleider niet te pakken. Op een gegeven moment was ik het zat en zag op internet dat hij ergens een cursus volgde. Ik heb me meteen ingeschreven en ben vervolgens met een vleugje Rotterdamse brutaliteit naast hem gaan zitten en sindsdien werken we samen. Daar- door zijn we nu marktleider als het gaat om logistieke ladingdragers voor thuisbezorging, helpen wij honderden webshops en zijn we met IOT aan de slag bij een retailer in Amerika. Dat doe je niet alleen, maar samen met partners.”

Pap, ik moet nog even wat bestellen’. Toen dacht ik, maar dit zijn onze klanten van de toekomst. Zij kijken totaal anders naar de wereld als onze generatie.

Bob IJpelaar Managing Director

Partners zoeken

Eén van die partners waarop IJpelaar doelt is Cohelion, een bedrijf dat data uit verschillende bronnen samenvoegt. Roeland Krom is een van de oprichters. “Al bijna twintig jaar houden wij ons bezig met complexe dataprojecten. Opvallend was dat vanuit technisch oogpunt de problematiek van data-integratie bij veel bedrijven erg overeenkomstig was. Vaak waren er verschillende databronnen met incomplete of conflicterende data. Bovendien bleek dat veel rapporten handmatig met spreadsheets aan elkaar gekoppeld werden. Een jaar of vijf geleden hebben op basis van deze ervaring een eigen dataplatform ontwikkeld waarin dat soort zaken geautomatiseerd worden. Het Cohelion Data Platform is nu de databackbone bij een aantal wereldwijde spelers in de luchtvaartlogistiek, zoals Swissport, WFS en Unilode.”

Dezelfde problematiek speelde ook bij Van Vliet. “Zij zijn al jaren samenwerkingspartner van Bexter, ontwikkelaar van TrackOnline, een online emballage platform voor beheer van pools en karren. Maar Van Vliet heeft meerdere IT-systemen, zoals Exact Globe en een systeem voor personeelsplanning. Die hadden allemaal hun eigen losstaande rapportages. Bexter schoof ons naar voren om Van Vliet te helpen deze data te integreren.”

IJpelaar hoorde van Cohelion en hun oplossing. “Het beheer van karren is een heel complex proces. Voor onze klanten hebben wij grondige analyses gemaakt naar gebruik van hun pool, en kunnen daarmee de efficiëntie verhogen en de kosten enorm verlagen. Deze analyses maakten wij handmatig op basis van de data uit TrackOnline, maar de vraag ernaar kwam zo vaak dat we dit proces wilden automatiseren. Hierin heeft Cohelion een meesterlijke bijdrage geleverd, en het is voor ons nu veel makkelijker geworden om die interne inzichten te verkrijgen.”

Nieuwe inzichten

De gecombineerde data geeft IJpelaar veel meer mogelijkheden, zoals koppeling aan Power BI waarin medewerkers zelf dashboards kunnen maken die nieuwe inzichten geven. “We groeien snel en door alles aan elkaar te knopen kunnen we onze klanten beter helpen. Daarnaast verandert de wereld snel door fusies en overnames en dat heeft nogal impact op bijvoorbeeld het poolen. Want dat kan dan ineens efficiënter. Pooling en retour logistiek is nu niet iets waar kant-en-klare softwarepakketten voor zijn. Cohelion werkt ook voor partijen die vrachten van vliegtuigen afhandelen en dat gaf voor ons de doorslag om met hen in zee te gaan.”

De volgende stap is dat data beschikbaar gemaakt wordt voor de klanten van Van Vliet. Onderdeel van het Cohelion Data Platform is via een Customer Dashboard aan klanten inzicht gegeven in hun financiële en operationele data. Er is geen moment getwijfeld om deze data ook beschikbaar te stellen.” IJpelaar ziet dat niet als een gevaar. “Wij zijn een partner en het beste voor de klant is het beste voor ons. We hebben een klant gehad die structureel 800 karren te veel afnam, zo zagen we in de data. Die hebben we een beter contract aangeboden met de optie om 800 karren flexibel te kunnen afnemen.”

Veel bedrijven hebben hun data niet goed op orde, aldus Krom. “We treffen bedrijven aan waar essentiële data alleen in complexe spreadsheets beschikbaar is; niet alleen kleine, maar ook grote bedrijven. Excel is een mooie tool voor snelle analyses of rapportjes, maar niet voor gegevensopslag. Daarnaast zie je dat zelfs in een grote organisatie, vaak maar één of twee man weten hoe het werkt. Als die wegvallen staat alles stil. Je bent dan ontzettend kwetsbaar. Een ander probleem dat wij vaak tegenkomen is silovorming. Oftewel, verschillende afdelingen kennen alleen hun eigen cijfers en hebben daarmee hun eigen waarheid. Het is moeilijk om strategische beslissingen te nemen als pas op directieniveau die verschillende waarheden samenkomen. Door de data al vroeg te bundelen en uniform te maken, en afdelingen te betrekken in dat proces, ontstaat er één waarheid.”

Al bijna twintig jaar houden wij ons bezig met complexe dataprojecten. Opvallend was dat vanuit technisch oogpunt de problematiek van data-integratie bij veel bedrijven erg overeenkomstig was.

Roeland Krom CEO

Goed geregeld

IJpelaar heeft zelf ervaren wat dat doet met het bedrijf. “Onze emballagesoftware moest gecombineerd worden met financiële data. Accountants worden steeds strenger en dat hebben we nu allemaal goed geregeld.” Bij dataintegratietrajecten begint Cohelion van rapportagebehoefte weten: op welke data stuurt het bedrijf? “Bij Van Vliet was dat inzicht er al, dus dat scheelt. We kijken vervolgens welke databronnen beschikbaar zijn, en welke transformaties nodig zijn om tot een uniforme dataset te komen. Wij vinden het belangrijk dat de eindgebruiker alles zelf kan beheren, zonder afhankelijk te zijn van een IT-afdeling

Dit stelt wel ei- sen aan de gebruiksvriendelijkheid van het platform, maar zorgt uiteindelijk voor snellere en betere beslissingen, en daardoor betere kwaliteit van data.” Van Vliet heeft wel een veranderingsslag moeten ondergaan om tot dit punt te komen. “Net als overal wilde één deel van de organisatie graag veranderen, maar een ander deel zag het nut er niet van in. Toch hebben we doorgezet, want de wereld verandert en we moeten mee. Nu vijf jaar verder is alles met elkaar verbonden en wordt data in de organisatie gedragen. Met een speciaal businessteam blijven we ontwikkelen. Amper vijftien jaar geleden was een mobiel nog iets vreemds, nu hebben we het over karren met bluetooth, satelliet- connectie, IOT en rfidchips. Mensen zijn je bedrijf, IT is je fundering.”

IJpelaar kijkt ook al verder dan vandaag en morgen. “De nieuwste uitdaging heet stadslogisitiek. Samen met grote partijen zijn we bezig om te kijken naar zogenoemde cityhubs, waarbij bedrijven afrekenen voor gebruik, pay per use. Daarnaast is ook bouwlogistiek nog een mooie uitdaging waarbij we data nodig hebben.” Tot slot heeft hij een advies voor ondernemers die twijfelen over verdere digitalisering of niet. “Ga er gewoon voor. Zet die stap, want niets doen kost je uiteindelijk meer.”

Want to get started with data?

Visit us on 10 & 11 November 2021 on the ICT & Logistics business fair
Register here