Energieke office manager bij een ambitieuze scale-up

De gecombineerde, schone data afkomstig van Cohelion’s dataplatform geeft nieuw inzicht aan onze klanten. We zijn gevestigd in Rotterdam met een tweede kantoor in Valencia. Ons team bestaat uit 15 hoogwaardige en betrokken mensen. Onze cultuur is informeel, bescheiden, klantgericht, collegiaal, gericht op kwaliteit en op inhoud. De komende jaren willen wij verder groeien en zijn wij op zoek naar een Office Manager die graag met ons mee wil groeien. Kwaliteit, teamgeest, grip op de groei maar natuurlijk ook fun staan bij ons centraal.

Als Office Manager heb je een breed taken pakket en ben je onder andere verantwoordelijk voor:

• Eerste telefonische en persoonlijke aanspreekpunt voor bezoekers en klanten.
• Onderhouden van het kantoor (voorraadbeheer, facilitaire zaken).
• Het verzorgen van de lunch en het organiseren van bedrijfsuitjes

• Adviseren en begeleiden van de directeur bij de uitvoering van HR taken.
• Het opstellen van arbeidscontracten, organiseren van functioneringsgesprekken en de verslaglegging hiervan.
• Administratieve verwerking bij in- en uitstroom van medewerkers.
• Het verwerken en monitoren van ziek- en herstelmeldingen, verlofaanvragen etc.
• Op orde houden van de personeelsdossiers en correct verwerken en archiveren van mutaties.
• Verder ben je actief betrokken bij de recruitment van nieuwe collega’s. Denk hierbij aan het uitzetten van vacatures, inplannen van sollicitatiegesprekken etc.

• Maandelijkse facturatie van gewerkte uren.
• Debiteuren beheer.
• Inboeken van inkoopfacturen.
• Doorgeven van salarismutaties aan onze salarisadministrateur en controleren van salarisstroken.

• Meehelpen organiseren van marketing events (bijv. beurzen, webinars).

Naast dat je resultaatgericht bent, heb je een sterk verantwoordelijkheidsgevoel en neem je initiatief om verandering binnen de organisatie door te voeren. Je bent gestructureerd en accuraat. Plannen en organiseren zijn jouw tweede natuur. Je bent  woonachtig in Rotterdam e.o. (max. 15 km).

Daarnaast hopen we dat je onderstaande ook meebrengt:

• MBO+/HBO werk- en denk niveau met minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie.
• Je kunt goed prioriteiten stellen.
• Je hebt affiniteit en ervaring met het werken in een ICT-omgeving.
• Ervaring binnen een HR rol en kennis van het voeren van een correcte personeelsadministratie.
• Je hebt cijfermatig inzicht en ervaring met financieel administratieve taken.
• Je bent communicatief- en sociaal vaardig.
• Je beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk (is een vereiste).
• Goede beheersing van Microsoft Office.

Ons kantoor is gevestigd in het nationale monument van Rotterdam de Schiecentrale en kijken uit op de Maas. Een toplocatie om te werken. Maar er is natuurlijk veel meer dan een werkplek wat we bieden:

• Parttime dienstverband tussen 20-24 uur met voorkeur 5 ochtenden.
• Bruto maandsalaris tussen € 2.750 – € 3.250 obv fulltime, afhankelijk van kennis en ervaring.
• Een arbeidsovereenkomst van 7 maanden met expliciete wens tot verlenging.
• Informele werkomgeving met betrokken internationale klanten en developers.
• Een goede balans tussen werk en ontspanning. Zo is er iedere dag een gezamenlijke lunch, eten we ijsjes met mooi weer (en nemen de durfals een duik in de Maas). We organiseren regelmatig leuke uitjes (CERN lab in Geneve, bezoek aan Chernobyl, diverse trips naar de Alpen voor bergwandeling of snowboardtrips).
• Reiskostenvergoeding OV, 24 vakantiedagen.