Office manager

Ben jij een georganiseerde en proactieve Office Manager die graag onderdeel wilt zijn van een scale-up met mooie groeiambities en internationale klanten? Help jij ons mee met de volgende professionaliseringsslag? Dan is dit echt iets voor jou! Als Office Manager heb je een veelzijdig takenpakket. Het gaat om een gecombineerde functie: officemanagement, HR, financiële administratie en marketing. Met voornamelijk webdevelopers om je heen vervul je een belangrijke rol van betekenis in de volgende fase van Cohelion.

Dit zijn wij

Cohelion ontwikkelt applicaties voor internationale bedrijven. We zijn gevestigd in Rotterdam en hebben een tweede kantoor in Valencia. Ons team bestaat uit 15 hoogwaardige en betrokken mensen. Onze cultuur is informeel, bescheiden, klantgericht, collegiaal, gericht op kwaliteit en op inhoud. De komende jaren willen wij verder groeien en zijn wij op zoek naar een Office Manager die graag met ons mee wilt groeien. Kwaliteit, teamgeest, grip op de groei maar natuurlijk ook fun staan bij ons centraal.

Dit ga je doen

Als Office Manager heb je een breed taken pakket en ben je onder andere verantwoordelijk voor:

Office management

  • Eerste telefonische en persoonlijke aanspreekpunt voor bezoekers en klanten.
  • Onderhouden van het kantoor (voorraadbeheer, facilitaire zaken).
  • Het verzorgen van de lunch en het organiseren van bedrijfsuitjes

HR/Personeelszaken

  • Adviseren en begeleiden van de directeur bij de uitvoering van HR taken.
  • Het opstellen van arbeidscontracten, organiseren van functioneringsgesprekken en de verslaglegging hiervan.
  • Administratieve verwerking bij in- en uitstroom van medewerkers.
  • Het verwerken en monitoren van ziek- en herstelmeldingen, verlofaanvragen etc.
  • Op orde houden van de personeelsdossiers en correct verwerken en archiveren van mutaties.
  • Verder ben je actief betrokken bij de recruitment van nieuwe collega’s. Denk hierbij aan het uitzetten van vacatures, inplannen van sollicitatiegesprekken etc.

Financiële administratie

  • Maandelijkse facturatie van gewerkte uren.
  • Debiteuren beheer.
  • Inboeken van inkoopfacturen.
  • Doorgeven van salarismutaties aan onze salarisadministrateur en controleren van salarisstroken.

Marketing

  • Meehelpen organiseren van marketing events (bijv. beurzen, webinars).
  • Het bijhouden van de Cohelion social media kanalen.
  • Het bijwerken en onderhouden van de website.
  • Monitoren van het website verkeer.

Dit ben jij

Naast dat je resultaatgericht bent, heb je een sterk verantwoordelijkheidsgevoel en neem je initiatief om verandering binnen de organisatie door te voeren. Je bent gestructureerd en accuraat. Plannen en organiseren zijn jouw tweede natuur. Je bent  woonachtig in Rotterdam e.o. (max. 15 km).

Daarnaast hopen we dat je onderstaande ook meebrengt:

  • MBO+/HBO werk- en denk niveau met minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie.
  • Je kunt goed prioriteiten stellen.
  • Je hebt affiniteit en ervaring met het werken in een ICT-omgeving.
  • Ervaring binnen een HR rol en kennis van het voeren van een correcte personeelsadministratie.
  • Je hebt cijfermatig inzicht en ervaring met financieel administratieve taken.
  • Je bent communicatief- en sociaal vaardig.
  • Je beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk (is een vereiste).
  • Goede beheersing van Microsoft Office.
  • Je hebt kennis van social media en het bijwerken/onderhouden van een website.

Dit bieden wij

Ons kantoor is gevestigd in het nationale monument van Rotterdam de Schiecentrale en kijken uit op de Maas. Een toplocatie om te werken. Maar er is natuurlijk veel meer dan een werkplek wat we bieden:

  • Parttime dienstverband tussen 24-32 uur.
  • Bruto maandsalaris tussen € 2.750 – € 3.250 obv fulltime, afhankelijk van kennis en ervaring.
  • Een arbeidsovereenkomst van 7 maanden met expliciete wens tot verlenging.
  • Informele werkomgeving met betrokken internationale klanten en developers.
  • Een goede balans tussen werk en ontspanning. Zo is er iedere dag een gezamenlijke lunch, eten we ijsjes met mooi weer (en nemen de durfals een duik in de Maas). We organiseren regelmatig leuke uitjes (CERN lab in Geneve, bezoek aan Chernobyl, diverse trips naar de Alpen voor bergwandeling of snowboardtrips).
  • Reiskostenvergoeding OV, 24 vakantiedagen.
  • Winstuitkering na 1 jaar dienstverband.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Apply for job